Нюансы оформления бухгалтерских документов в архив

« Вернуться

Каждый бухгалтер прекрасно осведомлен о том, что крайне важно соблюдать все требования по ведению документации. В том случае, если будут нарушены сроки хранения, то штрафных санкций избежать не удастся. Ответственным лицом за хранение бумаг, а также их своевременную передачу в архив назначается главный бухгалтер. Что же касается руководителя предприятия, то он обязан только организовать соответствующее хранение материалов.

Оформление бухгалтерских документов в архив производится в соответствии с предъявляемыми к данной процедуре требованиями. В первую очередь, необходимо разобраться в сроках хранения материалов, так как каждый тип документа должен быть сохранен на протяжении определенного периода времени. Обычно этот срок составляет пять лет, однако счета-фактуры хранятся в течение четырех лет, а документы, содержащие сведения по заработной плате работников должны быть сохранены в течение 50 – 75 лет.

Изначально все бухгалтерские документы должны храниться в офисе компании, после чего их следует передать в архив. Дело это довольно кропотливое и хлопотное. Непосредственно перед передачей документов их необходимо надлежащим образом оформить, четко соблюдая все рекомендации. В первую очередь, необходимо провести экспертизу ценности материалов, после чего оформить непосредственно дело, составить опись бумаг или же номенклатуру дел.

Основной задачей экспертизы ценности дел можно считать выделение материалов для длительного или краткосрочного хранения. С ее помощью можно определить дела, которые в дальнейшем следует передать на хранение в государственный архив. Материалы, подлежащие длительному хранению, принимают по описи. Документы для краткосрочного хранения оформляются по номенклатуре.

Номенклатура представляет собой так называемый сводный перечень дел, которые оформляются на архивное хранение. В этом перечне обязательно указываются реквизиты материалов, а также краткую информацию, например, индекс дела, наименование материалов, срок хранения и количество документов. Номенклатура оформляется в виде таблицы, которую в дальнейшем согласовывают и заверяют уполномоченные лица.

Бухгалтерские документы, предназначенные для передачи на архивное хранение, могут быть оформлены двумя способами – в виде подборки материалов или же упорядоченного расположения. В последнем варианте сначала идут основные материалы и приложения, а затем все остальные.

Материалы, передающиеся на архивное хранение, должны быть оформлены в соответствии с предъявляемыми требованиями. Документы подшивают в папку, на обложке которой ставятся необходимые печати и подписи.